De wetgeving overheidsopdrachten bepaalt welke procedures bestaan en waarvoor ze mogen/kunnen worden gebruikt. De opdrachtgever beslist ook welke elementen geïntegreerd worden in de opdracht (D,B,F,M,E,O of combinaties hiervan). Deze keuzes zijn definitief en bepalen het te doorlopen traject. Een foutieve keuze leidt onherroepelijk tot verlies van tijd en geld en een berg frustraties bij de verschillende betrokken partijen. Afwegingskaders om tot een goede beslissing te komen zijn beschikbaar onderaan. In feite is de keuze bij grote en complexe projecten beperkt tot de mededingingsprocedure met onderhandeling (MPMO) en de concurrentiegerichte dialoog.

Voor het Parkgebouw kreeg de mededingingsprocedure met onderhandeling de voorkeur omdat weinig partijen in België vertrouwd zijn met de concurrentiegerichte dialoog. De opdrachtgever koos voor een DBM-project. De redenen zijn meervoudig:

• er moet slechts één procedure worden doorlopen i.p.v. meerdere, wat tijdswinst betekent;
• er is vertrouwen tussen de partners in het consortium;
• het ontwerp is uitvoerbaar tegen de vooropgestelde eisen, o.a. prijs;
• voorzien van het onderhoud legt de verantwoordelijkheid voor productkwaliteit bij de opdrachtnemer en de opdrachtgever heeft zicht op de onderhoudskost.

Het bestek zelf vormt de kern van de aanbesteding. Bij een tweestapsprocedure zoals MPMO gebeurt eerst de selectie van geschikte kandidaten. De selectieleidraad en projectdefinitie zijn in deze fase de enige noodzakelijke documenten. Op basis van een beoordeling van de selectiecriteria wordt een kandidaat al dan niet geschikt bevonden (ja/nee vraag). Het is wel toegelaten een doorselectie te doen om zo het aantal kandidaten dat aan de gunningsfase deelneemt te beperken, meestal tot drie of vijf. De selectiebeslissing dient voldoende gemotiveerd te worden. Informatie over selectiecriteria in het algemeen en deze gebruikt voor de selectie van kandidaten voor het Parkgebouw is gebundeld te vinen in het rapport “Selectiecriteria”.

Het meeste werk zit in de onderhandelings- en gunningsfase. Deze start met de opmaak van een gunningsleidraad. Een typeovereenkomst wordt meestal ook toegevoegd. De gunningsleidraad bestaat uit administratieve, contractuele en  technische bepalingen. Het ruimtelijk programma met eisen inzake functies, oppervlaktes, afwerkingsgraden, comfort, toegankelijkheid en functionaliteit is een belangrijke bijlage.

Het is verplicht om technische of functionele specificaties in de technische bepalingen op te nemen. Het functioneel omschrijven van de wensen en eisen in plaats van zeer gedetailleerde beschrijvingen geniet de voorkeur omdat de opdrachtgever meer vrijheid krijgt. Het document “Functioneel omschrijven” bevat heel wat handige tips en mogelijkheden om hiermee aan de slag te gaan.

Specifiek voor het parkgebouw vormden de projectdefinitie en de resultaten van de marktanalyse de basis om via een workshop de noodzakelijke (must-haves), wenselijke (nice to haves) en onbelangrijke of irrelevante elementen te identificeren. Vervolgens is een deel hiervan vertaald naar gewenste prestaties via een nota rond duurzaamheid. Ook het gebruik van BIM en een materialenpaspoort i.k.v. toekomstgerichtheid werd duidelijk erkend als een belangrijk element en is opgenomen in een aparte nota (zie onderdeel BIM en materialenpaspoort). Kandidaten moeten via een plan van aanpak en een nota aangeven hoe ze aan de gewenste prestaties voldoen.

Via gunningscriteria kunnen inschrijvers punten scoren op aspecten die voor de opdrachtgever belangrijk zijn. KU Leuven onderzocht welke gunningscriteria rond circulariteit en flexibiliteit mogelijk zijn en welke tools geschikt zijn als gunningscriterium. De rapporten staan onder “Publicaties”.

De gunningscriteria voor het Parkgebouw werden beperkt tot vier. Toekomstgerichtheid staat op 30 punten. Dit criterium gaat over duurzaamheid (BREEAM-score) 9/30, circulair materiaalgebruik 9/30, flexibiliteit en aanpasbaarheid 8/30 en gegevensbeheer (BIM en materialenpaspoort) 4/30.  Er werd gezocht naar welke tools bruikbaar kunnen zijn binnen dit gunningscriterium waarbij TOTEM werd weerhouden. Aan de hand van de in te dienen nota’s, berekeningen en plannen wordt een kwalitatieve beoordeling gedaan door de jury. De gebruikte gunningscriteria staan onder de sectie “Parkgebouw”. 

Voor de prijs wordt een dubbele aanpak gevolgd. Er is een plafondprijs opgelegd als minimumeis. De kandidaat moet een functionerend gebouw leveren maar moet niet alles realiseren voor deze prijs. Er kan afgeweken worden van bijvoorbeeld oppervlaktes en afwerkingsgraad. De totale gebruikskost (Total Cost Of Ownership) wordt als gunningscriterium gebruikt en staat op 35 punten. Hierin zitten de kosten voor het ontwerpen, bouwen, onderhoud, energiekosten, vervangingskosten en restwaarde verrekend. De levenscycluskost (LCC) van materialen werd niet toegepast. Meer informatie hierover is terug te vinden in het onderdeel “Financieel”.

Na het nazicht van de ingediende offertes op volledigheid en regelmatigheid kan de kwalitatieve selectie gebeuren. Onderhandelen met de geselecteerde kandidaten resulteert uiteindelijk in een definitieve aangepaste offerte, de BAFO (Best and Final Offer). Je mag niet onderhandelen over de minimumeisen waaraan de offertes moeten voldoen en de gunningscriteria. Dit proces neemt bij complexe projecten meerdere maanden in beslag.

De BAFO’s worden beoordeeld en gerangschikt. De gunningsbeslissing inclusief motivering worden aan alle kandidaten bezorgd. Na afloop van de wachttermijn gebeurt de sluiting van de opdracht en worden de contracten ondertekend. Op naar de uitvoering!